การสื่อสารผ่านอีเมลเป็นทักษะที่จำเป็นสำหรับทุกคนในยุคปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีจุดประสงค์ในการสื่อสารผ่านทางธุรกิจ หรือการทำงานระหว่างประเทศ ซึ่งการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษไม่เพียงแต่จะช่วยสร้างความประทับใจแรกให้แก่ผู้ที่ได้รับ แต่ยังช่วยถ่ายทอดข้อมูลได้อย่างถูกต้องและชัดเจน บทความนี้จึงจะพามาทำความรู้จักกับเทคนิคการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษที่สามารถนำไปปรับใช้ได้จริง
ความสำคัญของการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ
การเขียนอีเมลไม่ใช่เพียงแค่การส่งข้อความ แต่เป็นช่องทางในการสื่อสารที่ต้องใช้คำพูดและการจัดรูปแบบอย่างรอบคอบ เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ ซึ่งจะทำให้ผู้รับเข้าใจสารที่ต้องการสื่อสารได้อย่างรวดเร็ว โดยมีข้อดี ดังนี้
- สร้างความประทับใจแรก
- สื่อสารข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- แสดงถึงความเป็นมืออาชีพ
- เพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับ
วิธีเขียนอีเมลภาษาอังกฤษอย่างมืออาชีพ
การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพจะเริ่มต้นจากการวางโครงสร้างที่ดี โดยสามารถแบ่งออกเป็น 5 ส่วนหลักที่ช่วยให้การเขียนอีเมลดูเป็นมืออาชีพและเข้าใจได้ง่ายขึ้น ดังนี้
1. หัวเรื่อง (Subject Line)
หัวเรื่องของอีเมล เป็นสิ่งแรกที่ผู้รับจะได้เห็นและตัดสินใจว่าจะเปิดอ่านอีเมลหรือไม่ ดังนั้นหัวเรื่องจึงต้องมีความกระชับ ชัดเจน และสื่อถึงเนื้อหาภายในอีเมล ว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไร เช่น
- “Meeting Request: Q2 Performance Review” หัวเรื่องนี้ระบุจุดประสงค์ของอีเมลอย่างชัดเจนว่าเป็นการขอประชุมเกี่ยวกับการทบทวนผลการดำเนินงานในไตรมาสที่ 2
- “Invitation to the Annual Business Seminar” เป็นการเชิญเข้าร่วมสัมมนาทางธุรกิจประจำปี (Annual Business Seminar) ซึ่งทำให้ผู้รับทราบทันทีว่าอีเมลนี้เกี่ยวข้องกับกิจกรรมสำคัญ
- “Application: Position Title, Name” สื่อถึงการส่งใบสมัครงาน โดยระบุชื่อตำแหน่งที่สมัครและชื่อของผู้สมัคร เพื่อให้ผู้รับสามารถมองเห็นและจัดการอีเมลได้ง่ายขึ้น
2. คำทักทาย (Greeting)
การทักทายที่สุภาพและเหมาะสม สามารถสร้างความประทับใจแรกให้แก่ผู้รับ โดยควรเลือกใช้คำทักทายตามระดับความเป็นทางการ
- การทักทายอย่างเป็นทางการ ที่เหมาะสำหรับการติดต่อในสถานการณ์ที่เป็นทางการ เช่น การสื่อสารกับลูกค้า ผู้บริหาร หรือกล่าวถึงทั้งแผนก โดยการระบุชื่ออย่างชัดเจนจะช่วยเพิ่มความเฉพาะเจาะจงและแสดงถึงความตั้งใจในการสื่อสาร ทั้งยังแสดงถึงความสุภาพและดูเป็นมืออาชีพ
- “Dear Mr. Smith,”
- “Dear Team,”
- การทักทายกึ่งทางการ เหมาะสำหรับการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน หรือบุคคลที่คุ้นเคย ใช้ในสถานการณ์ที่ไม่เป็นทางการมากนัก เช่น การติดตามงาน หรือการพูดคุยภายในองค์กร โดยจะช่วยให้โทนการสนทนาเป็นกันเองแต่ยังคงความสุภาพ
- “Hi Emily,”
- “Hello Team,”
- ในกรณีที่ไม่ทราบชื่อผู้รับ ให้ใช้คำทักทายที่เป็นกลาง เพื่อเป็นตัวเลือกที่ปลอดภัยและสุภาพเมื่อต้องส่งอีเมลไปยังองค์กร หรือฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ซึ่งจะช่วยให้ข้อความดูเป็นมืออาชีพ หลีกเลี่ยงความผิดพลาดในการระบุชื่อ
- “Dear Sir or Madam,”
- “To Whom It May Concern,”
3. เนื้อหาหลัก (Body)
เนื้อหาในอีเมลควรแบ่งออกเป็นย่อหน้า เพื่อความเป็นระเบียบ อ่านง่าย ทั้งยังช่วยให้ผู้ได้รับจับประเด็นได้รวดเร็ว โดยสามารถแบ่งเนื้อหาออกเป็น 3 สามส่วน ดังนี้
- ย่อหน้าแรก เริ่มแนะนำตัว หรือแจ้งจุดประสงค์ของอีเมล ดังตัวอย่างต่อไปนี้
- “I hope this email finds you well. My name is (Name), and I am writing to discuss…” ใช้เมื่อต้องการแนะนำตัวเองและแจ้งจุดประสงค์ที่ชัดเจน เช่น ติดต่อเพื่อหารือหัวข้อสำคัญในเชิงธุรกิจ เหมาะสำหรับอีเมลที่ส่งไปยังบุคคลที่ยังไม่เคยพูดคุยกันมาก่อน
- “I am reaching out regarding the upcoming Q4 planning meeting.” ใช้เมื่อต้องการแจ้งหัวข้อที่เป็นประเด็นสำคัญทันที โดยไม่ต้องแนะนำตัวเองมาก เหมาะสำหรับผู้รับที่เคยสื่อสารด้วยมาก่อน เช่น ทีมงาน หรือเพื่อนร่วมงาน
- ย่อหน้ากลาง ระบุข้อมูลสำคัญให้ครบถ้วน ชัดเจน หลีกเลี่ยงรายละเอียดที่ไม่จำเป็น รวมถึงเลือกใช้ bullet points หากมีข้อมูลหลายข้อที่ต้องการแจกแจง
- ย่อหน้าสุดท้าย เพื่อสรุปและระบุสิ่งที่คุณต้องการจากผู้รับ เช่น การตอบกลับ การดำเนินการ หรือการยืนยัน เช่น
- “Please let me know if you require further details or have any feedback.” สื่อสารถึงความพร้อมของผู้ส่งอีเมลในการให้ข้อมูลเพิ่มเติมหากผู้รับต้องการ รวมถึงการเปิดโอกาสให้ผู้รับได้แสดงความคิดเห็น เหมาะสำหรับอีเมลที่ต้องการความร่วมมือ เช่น การขอความคิดเห็นเกี่ยวกับแผนงาน เอกสาร หรือข้อเสนอ
- “I would appreciate your confirmation by (date).” ข้อความนี้เป็นการขอคำยืนยันจากผู้รับ โดยระบุกรอบเวลาเพื่อให้การตอบกลับเกิดขึ้นภายในช่วงเวลาที่กำหนด เหมาะสำหรับอีเมลที่ต้องการการดำเนินการอย่างชัดเจน เช่น การยืนยันการเข้าร่วมประชุม การอนุมัติเอกสาร หรือการส่งข้อมูลสำคัญ
4. การปิดท้าย (Closing)
การปิดท้ายควรแสดงความสุภาพและขอบคุณผู้รับ โดยเลือกใช้คำปิดท้ายที่เหมาะสมกับโทนและภาษาของอีเมล เช่น
- “Thank you for your time and assistance.” เป็นการแสดงความขอบคุณผู้รับ ที่เสียสละเวลาและความช่วยเหลือที่อาจได้รับในอนาคต โดยใช้เมื่อต้องขอความช่วยเหลือ หรือขอให้ผู้รับดำเนินการบางอย่าง
- “Looking forward to your reply.” เป็นการบอกถึงความคาดหวังในคำตอบ แต่ยังคงใช้โทนภาษาที่สุภาพและเป็นกันเอง เหมาะสำหรับอีเมลที่ต้องการการตอบกลับ เช่น การขอความคิดเห็น การยืนยัน หรือการอภิปรายในอนาคต
5. ลงชื่อ (Signature)
การลงชื่อในอีเมลภาษาอังกฤษเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยปิดท้ายอีเมลอย่างมืออาชีพ ซึ่งนอกจากจะช่วยสร้างความประทับใจแล้ว ยังช่วยให้ผู้รับสามารถติดต่อกลับได้สะดวกยิ่งขึ้น โดยการลงชื่อที่ดีควรมีรายละเอียดที่ชัดเจน ครบถ้วน เพื่อสื่อถึงบทบาท หรือตำแหน่งในองค์กร ดังนี้
- คำลงท้ายที่สุภาพ (Closing Phrase) สื่อถึงความเป็นมืออาชีพและมีความสุภาพ โดยเลือกคำที่เหมาะสมกับโทนของอีเมล เช่น
- “Yours Sincerely,” สำหรับอีเมลที่เป็นทางการมาก
- “Best regards,” ใช้สำหรับสื่อสารในอีเมลที่เป็นกันเองมากขึ้น
ชื่อเต็ม (Full Name) โดยระบุชื่อและนามสกุลอย่างชัดเจน เพื่อให้ผู้รับทราบว่ากำลังติดต่ออยู่กับใคร
ตำแหน่งงาน (Job Title) เพื่อให้ผู้รับเข้าใจบทบาทในองค์กรของผู้ส่ง และสามารถตอบกลับได้อย่างเหมาะสม
ข้อมูลติดต่อ (Contact Information) สำหรับการติดต่อกลับ เช่น
- เบอร์โทรศัพท์
- ที่อยู่บริษัท
- ลิงก์อื่นที่เกี่ยวข้อง เช่น เว็บไซต์ขององค์กร หรือ LinkedIn Profile
เทคนิคการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษที่ไม่ควรพลาด
ใช้ภาษาที่ชัดเจนและสุภาพ
การเลือกใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายและสุภาพ เป็นหัวใจสำคัญของการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ แต่ควรหลีกเลี่ยงคำสแลง หรือคำย่อที่ไม่เหมาะสม เพื่อให้ข้อความดูน่าเชื่อถือมากขึ้น เช่น
- ใช้ข้อความว่า “Please send it as soon as possible.” แทนการใช้ว่า “Pls send it ASAP.”
- ใช้ข้อความว่า “I would appreciate it if you could provide it promptly.” แทนการใช้ว่า “I need it now!”
ตรวจสอบไวยากรณ์และคำสะกดให้ดี
อีเมลที่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ หรือคำสะกด อาจทำให้ภาพลักษณ์ของผู้ส่งดูไม่เป็นมืออาชีพ การตรวจสอบข้อความก่อนส่งจึงเป็นสิ่งจำเป็น จึงควรอ่านทวนจนกว่าจะมั่นใจ หรืออาจใช้โปรแกรมตรวจสอบไวยากรณ์ เช่น Grammarly
สรุปให้ชัดเจนในตอนท้าย
ดังที่กล่าวไปในหัวข้อการปิดท้ายข้อความ การสรุปในตอนท้ายจะช่วยย้ำข้อความสำคัญและสิ่งที่ต้องการจากผู้รับอย่างเฉพาะเจาะจง เช่น การขอเอกสาร การยืนยันการประชุม หรือการอนุมัติ เพื่อช่วยให้ผู้รับเข้าใจความต้องการได้อย่างชัดเจน ช่วยลดความสับสนที่อาจเกิดขึ้นในการสื่อสารอีเมล
พัฒนาทักษะสู่ความก้าวหน้า ด้วยคอร์สเขียนภาษาอังกฤษอย่างมืออาชีพ (Effective Writing)
การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษที่ดีจะช่วยสร้างความประทับใจ ทำให้สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพ ซึ่งนอกจากโครงสร้างและเทคนิคการเขียนแล้ว การเลือกคำและโทนของภาษาก็เป็นสิ่งสำคัญในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ โดยคำที่เลือกใช้ต้องสุภาพและตรงกับสถานการณ์ ขอแนะนำคอร์สเรียนภาษาอังกฤษออนไลน์ โดยอาจารย์ชาวต่างชาติเจ้าของภาษา จาก AUA Language Center
“คอร์สเขียนภาษาอังกฤษอย่างมืออาชีพ (Effective Writing)” เป็นหลักสูตรที่พัฒนาขึ้นสำหรับผู้ที่ต้องการพัฒนาทักษะด้านการเขียนโดยเฉพาะ โดยเริ่มปูพื้นฐานการเขียน ทั้งด้านโครงสร้างภาษาและการจัดระเบียบความคิด เพื่อสร้างงานเขียนที่มีประสิทธิภาพ ได้ผลลัพธ์อย่างที่ตั้งใจ ทำให้สามารถเขียนบทความ หรือ Essay ได้อย่างลื่นไหล ใช้ภาษาได้อย่างสวยงาม นำไปต่อยอดการเรียนรู้การเขียนเชิงธุรกิจ (Business Writing) และการเขียนเชิงวิชาการ (Academic Writing) ทำให้การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษกลายเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น
ซึ่งก่อนเรียนจะต้องทำการสอบวัดระดับ AUA-Oxford Placement Test และข้อสอบเขียนของ AUA เพื่อจัดระดับการเรียนการสอนที่เหมาะสม โดยแบ่งออกเป็นทั้งหมด 6 ระดับ
- ระดับ 1-2 Paragraph เป็นการเรียนภาษาอังกฤษแบบ Paragraph Writing ที่มีวัตถุประสงค์ในการอธิบายแนวคิดหลัก
- ระดับ 3-5 Essay ยกระดับการเขียนภาษาอังกฤษด้วยการเรียงร้อยเรื่องราวเป็นเรียงความ เริ่มตั้งแต่การตั้งชื่อเรื่อง การเกริ่น ส่วนของเนื้อหา และการเขียนบทสรุป
- ระดับ 6 Expanded Essay Writing เป็นคอร์สเขียนภาษาอังกฤษขั้นสูง มีความเชื่อมโยงเนื้อเรื่องอย่างมีระบบระเบียบ และสละสลวย ตรงกับวัตถุประสงค์ที่ตั้งเอาไว้
โดยสามารถเลือกเรียนได้หลากหลายวัตถุประสงค์ ทั้งสำหรับวัยทำงาน หรือในการสอบ ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้เลยที่ LINE OA: @aualc
ข้อมูลอ้างอิง
- How To Write a Professional Email. สืบค้นเมื่อวันที่ 18 พฤศจิกายน 2567. จาก https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-write-a-professional-email